Algemene Voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN BESCHIKBAARSTELLING VAN ZALEN
1.
Muziekcentrum De Bijloke Gent bekijkt de beschikbaarheid van de zalen op basis van dit aanvraagformulier. De organisator kan de zalen enkel gebruiken voor corporate events, colloquia of congressen. De zaal kan niet gebruikt worden voor privéfeesten, dansavonden of parties. Gebruik van de zalen zal enkel door De Bijloke toegestaan worden als de activiteiten kaderen binnen de geest en de filosofie van De Bijloke. Activiteiten met een publiek karakter kunnen enkel indien ze door de artistieke cel van De Bijloke opgenomen worden in de eigen programmatie. Het is de aanvrager niet toegestaan de zalen aan derden af te staan. Gebeurlijke schade veroorzaakt aan het gebouw en/of de inboedel dient door de aanvrager te worden vergoed.
2.
De maximumcapaciteit van de zalen mag niet overschreden worden
- Concertzaal : 1050 plaatsen
- Kraakhuis : 238 plaatsen
- Bibliotheek : 150 plaatsen
- Auditorium : 100 plaatsen
3.
De aanvrager betaalt een vergoeding voor de ter beschikking stelling van de zalen door De Bijloke. De onderdelen van de vergoeding zijn
- Een forfaitair bedrag met een basispakket
- Een variabel bedrag
In het forfaitair bedrag van de vergoeding is inbegrepen :
- het gebruik van de ruimte die het voorwerp uitmaakt van de overeenkomst en van de bijbehorende kleedruimten op de dag van het event
- gebruik van de sanitaire faciliteiten
- basis zaalverlichting en –verwarming
- verplichte aanwezigheid van 1 account manager gedurende max. 8 uur
- verplichte aanwezigheid van 1 verantwoordelijke zaalpersoneel gedurende 4 uur (te starten 1 uur voor aanvang van het evenement)
- standaard verbruik van nutsvoorzieningen : elektriciteit, water enz.
- de standaard reiniging van de gebruikte ruimte(n) na afloop van de manifestatie
Het variabel bedrag van de vergoeding omvat volgende elementen :
- bijkomende uren opbouw- en repetitietijd boven de standaard 8 uur
- verplichte aanwezigheid van 1 technieker van zodra techniek gebruikt wordt
- de podiumopbouwkosten
- bijkomende uren voor accountmanager, zaalverantwoordelijke en extra personeel als hostessen, toiletdames, vestiairepersoneel enz.
- gebruik van aanwezig materiaal als tafels, stoelen, licht, techniek enz.
- de kosten voor het leegmaken en terugplaatsen van de foyers
- bijkomende kosten voor extra schoonmaak
- bijkomende technische benodigdheden cfr prijslijst en technical rider
- verzekering tegen diefstal, brand en beschadiging van het gebouw en de zalen
- 21% BTW
Indien de organisator extra personeel wenst in te schakelen voor de organisatie van het evenement, moet dat gebeuren via De Bijloke Muziekcentrum Gent.
Extra personeel wordt als volgt verrekend :
- Verantwoordelijke infrastructuur > 30 euro per uur
- Technicus > 30 euro per uur
- Verantwoordelijke zaalpersoneel > 30 euro per uur
- Hostesses vestiaire en zaal > 25 euro per uur met een minimum van 3 uur per persoon en te starten 1 uur voor aanvang van het event
Uren gepresteerd na 24u00 worden aan 200% gefactureerd.
Het aantal hostesses dat nodig is voor een vlot verloop van uw activiteit wordt steeds in overleg en op basis van uw aantallen vastgelegd.
De verantwoordelijke infrastructuur is verplicht aanwezig vanaf aankomst tot vertrek organisator.
De technicus is verplicht aanwezig vanaf technische opbouw tot en met technische afbouw.
De verantwoordelijke zaalpersoneel is verplicht aanwezig vanaf 1 uur voor aanvang van het evenement tot het sluiten van de vestiaire.
Indien deze uren de standaard voorziene uren overschrijden, zullen deze extra aangerekend worden volgens bovenvermelde tarieven.
Alle opgegeven tarieven zijn netto prijzen en gelden steeds exclusief BTW.
Elke offerte wordt steeds opgemaakt op basis van de door u opgegeven aantallen. Bij daling van de aantallen behouden wij ons het recht voor een kost aan te rekenen in functie van de geleden schade.
4.
De drank wordt steeds afgenomen via Muziekcentrum De Bijloke. De drankenlijst kan verkregen worden op aanvraag. Enkel de op de drankenlijst vermelde artikelen zijn voorradig.
5.
Muziekcentrum De Bijloke Gent stelt verder een lijst ter beschikking van geaccrediteerde leveranciers voor catering. De aanvrager dient voor elke levering voor zijn evenement gebruik te maken van een van deze geaccrediteerde cateraars. De Bijloke rekent een commissie van 15% op de totale omzet van de catering.
6.
De aanvrager dient de artikels die hierna volgen in detail te lezen en zich met de inhoud ervan akkoord te verklaren;
ARTIKEL 1
De terbeschikkingstelling is geldig voor één dag (tenzij anders overeengekomen in de Bijzondere Voorwaarden): van ten vroegste 09u00 tot ten laatste 24u00. Alleen mits overleg en voorafgaand akkoord van de beheerder kan deze tijdspanne worden overschreden. Overschrijdingen worden afzonderlijk aangerekend volgens de afgesproken uurtarieven.
Avondmanifestaties vangen aan om 20u00 en eindigen uiterlijk om 24u00. De deuren zijn geopend één uur voor de aanvang. Het houden van een pauze is verplicht. De organisator is aanwezig minimum anderhalf uur voor aanvang van de manifestatie. Iedere overeenkomst voor een voorstelling of activiteit geeft het recht op een kosteloze terbeschikkingstelling van één dagdeel op de dag van de voorstelling voor opbouw- en repetitietijd. Extra opbouw- en repetitietijd kan bekomen worden mits aanvraag en tegen betaling.
ARTIKEL 2
Technisch of ander materiaal dat vreemd is aan de eigen accommodatie van de concertinfrastructuur mag slechts worden gebruikt mits voorafgaand en geschreven akkoord van de Beheerder en mits zulks de verzekeringsdekking niet in gevaar brengt. De bediening van dat technisch materiaal gebeurt uitsluitend door het personeel van de Organisator en op zijn uitsluitende kosten en risico.
ARTIKEL 3
De organisator is verplicht onmiddellijk na afloop van de voorstelling de door hem aangevoerde goederen weg te nemen van het podium en uiterlijk op de eerste kalenderdag na de voorstelling uit het gebouw te verwijderen. De beheerder kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, brand, verlies of beschadiging hiervan.
ARTIKEL 4
De organisator is geheel en bij uitsluiting civiel- en strafrechtelijk verantwoordelijk voor de door hem georganiseerde manifestatie (ook inhoudelijk) en dient zich strikt te houden aan alle heersende en toepasselijke wetgeving en reglementeringen, met inbegrip van verbindend verklaarde CAO’s. Hij dient de nodige administratieve vergunningen en toelatingen te hebben bekomen en de daaraan verbonden voorwaarden strikt na te leven. Hij zal geen manifestaties organiseren die in strijd zijn of kunnen zijn met de openbare orde en de goede zeden. Alle uitgaven en kosten in verband met de manifestatie, waaronder – niet limitatief – de auteursrechten, taksen, belastingen, promotiekosten, enzovoort vallen uitsluitend ten laste van de organisator en kunnen niet op de Beheerder worden verhaald. De organisator en zijn bestuursorganen verbinden zich ertoe de beheerder, zijn organen en aangestelden geheel te vrijwaren voor alle eventuele aanspraken van derden op grond van of als gevolg van inbreuken tegen de normen en rechten die onder dit randnummer worden genoemd of bedoeld. Alle verantwoordelijken aanwezig op het event dienen kennis te nemen van de evacuatieprocedures, de nooduitgangen en de EHBO-voorzieningen.
ARTIKEL 5
De organisator is uitsluitend aansprakelijk voor elke beschadiging van het gebouw, van zijn aanhorigheden of van de inboedel, zelfs voor schade veroorzaakt door personen, die geen organen of aangestelden zijn van de Beheerder en die zich, om welke reden dan ook, in het gebouw hebben bevonden naar aanleiding van de bewuste manifestatie, zowel tijdens de duur van de manifestatie, als bij de voorbereiding ervan, bij de afbraak en opruiming daarna of op enig ander tijdstip. De organisator draagt het gehele juridische risico tijdens de duur van de terbeschikkingstelling en kan zich tegenover de beheerder niet op overmacht, onvoorzienbare omstandigheid of fout van een derde beroepen voor zijn bevrijding.
ARTIKEL 6
De organisator dient toe te treden tot de abonnementspolis burgerlijke aansprakelijkheid en brand die is afgesloten bij de verzekeringsmaatschappij Ethias, volgens de hierbij gevoegde tarieflijst en voorwaarden. Het bewijs van de daadwerkelijke betaling van de premie voor de manifestatie dient te worden voorgelegd aan de beheerder vóór het begin van de opbouw en repetitietijd. Zoniet heeft de beheerder het recht om de organisator en zijn vertegenwoordigers de toegang tot de lokalen en de infrastructuur te weigeren en de ontbinding van de overeenkomst ten nadele van de Organisator aan te zeggen, zoals omschreven onder artikel 3 van de Algemene Voorwaarden, onverminderd het recht van de Beheerder op schadevergoeding.
ARTIKEL 7
De organisator dient vooraf aangifte te doen van de manifestatie en te voldoen aan de voorschriften inzake SABAM. Aangifte en afspraken dienen te worden gemaakt met: Regionaal Kantoor Gent, Steltloperstraat 11, Gent, tel: 09/221.52.76 of 09/222.52.61
De beheerder ziet af van elke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op grond van of als gevolg van inbreuken tegen de voorschriften die onder dit artikel worden bedoeld.
ARTIKEL 8
De beheerder is niet aansprakelijk voor gehele of gedeeltelijke stroomonderbrekingen of voor andere gevallen van overmacht en van onvoorziene of onvoorzienbare omstandigheden, die de manifestatie zouden hinderen of zelfs geheel onmogelijk maken, hierin ook begrepen alle overheidsbeslissingen. Het behoort de organisator toe de nodige verzekeringen af te sluiten ter dekking van die risico’s.
ARTIKEL 9
Indien, wegens onvoorziene omstandigheden zoals o.a. brand, instorting, overstroming, staking, voortijdige beëindiging van de beheersovereenkomst met de Stad Gent, opeising van de ruimten, andere overheids- of politiemaatregelen, enzovoort, de zaal tijdelijk of definitief niet ter beschikking kan worden gesteld van de organisator, heeft deze geen enkel recht op een vergoeding en zal dit contract zonder nadelige gevolgen voor de beheerder worden ontbonden.
ARTIKEL 10
Het is de organisator niet toegestaan aanpassingen, veranderingen of toevoegingen aan de gebruikte ruimten, aanhorigheden of inboedel aan te brengen zonder voorafgaande en geschreven toestemming van de beheerder. Wat de geklasseerde monumenten betreft is elke verandering uitgesloten. Er mag niets aan de muren of op de meubels gekleefd worden.
ARTIKEL 11
Het is in het gehele gebouw niet toegestaan te roken. Het is tevens verboden ontvlambare stoffen, explosieven of andere gevaarlijke of verboden substanties in het gebouw binnen te brengen. De organisator zal zijn organen en aangestelden, het publiek, de artiesten en alle andere deelnemers daarop wijzen en mede de nodige controle uitoefenen.
ARTIKEL 12
Behalve programmaboekjes mag er in de concertruimten niets verkocht of uitgedeeld worden zonder schriftelijke toelating van de Beheerder.
ARTIKEL 13
Fotograferen en filmen in Muziekcentrum De Bijloke Gent is aan strikte regels gebonden en kan enkel mits uitdrukkelijke toelating.
ARTIKEL 14
De beheerder heeft recht op 25 gratis toegangstickets voor elk concert, opvoering, vertoning of voorstelling. Voor een activiteit in de Concertzaal is dat specifiek op rij 12, voor de andere ruimtes gebeurt dat in onderling overleg. Het staat de beheerder vrij die gratis tickets ter hand te stellen van personen naar keuze.
De beheerder heeft het recht voor eigen gebruik opnames te maken zonder dat hiervoor kosten kunnen worden verhaald. Deze opnames worden niet voor commerciële of publiek doeleinden gebruikt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de artiest of zijn/haar vertegenwoordig(st)er.
ARTIKEL 15
Het is de organisator niet toegestaan tickets voor meer plaatsen te voorzien, aan te bieden, te geven of te verkopen dan er werkelijk beschikbare zitplaatsen zijn in de gebruikte ruimten. Onder geen beding mogen er stoelen worden bijgeplaatst, noch staanplaatsen gecreëerd.
ARTIKEL 16
De organisator dient voor elke aankondiging en publiciteitsvoering (waaronder affiches, advertenties, spots, drukwerk, websites, programmabrochures, tickets, enzovoort) steeds de naam “Muziekcentrum De Bijloke Gent” te vermelden. Die naam dient steeds volledig in tekstlogovorm en zonder wijziging te worden gebruikt.
ARTIKEL 17
Het aanbrengen van reclame op de gehele site van Muziekcentrum De Bijloke Gent is strikt verboden. Ontruiming door de beheerder gebeurt ambtshalve, zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling vereist is en op kosten van de organisator. In uitzonderlijke gevallen kan de beheerder hierop afwijkingen toestaan, die in de Bijzondere Voorwaarden bepaald zullen worden.
ARTIKEL 18
De beheerder organiseert de vestiaire en de bediening in de foyer tijdens de manifestatie, tenzij anders bedongen in de Bijzondere Voorwaarden. De opbrengst daarvan komt uitsluitend de beheerder ten goede. Het nodige personeel wordt hiervoor door de beheerder ingezet.
ARTIKEL 19
In geval van afgelasting, beslissing tot niet-uitvoering of verbreking van dit contract door de organisator, uiterlijk drie maanden vóór de datum van de manifestatie, dient de organisator 50 % van de gebruiksvergoeding te betalen aan de beheerder, eventueel te vermeerderen met de extra kosten die de Beheerder op dat ogenblik reeds heeft gemaakt of waartoe hij zich reeds heeft verbonden met het oog op de manifestatie, onverminderd het recht van de beheerder om meer schade te bewijzen.
Indien de afgelasting, beslissing tot niet-uitvoering of de verbreking kenbaar wordt gemaakt aan de beheerder minder dan drie maand vóór de datum van de manifestatie, dan dient 100 % van de gebruiksvergoeding te worden betaald, te vermeerderen met al de bovenvermelde kosten, onverminderd het recht van de Beheerder om meer schade te bewijzen.
Dezelfde forfaitaire schadevergoeding en de terugbetalingsverplichting gelden eveneens wanneer de beheerder het contract ontbindt ten nadele van de organisator wegens niet-naleving van zijn verplichtingen zoals die voortvloeien uit de Bijzondere en de Algemene Voorwaarden van deze overeenkomst, onverminderd het recht van de beheerder om meer schade te bewijzen.
ARTIKEL 20
Alle andersluidende of afwijkende algemene of bijzondere voorwaarden afkomstig van de Organisator of van derden, zijn uitdrukkelijk uitgesloten. Wijzigingen zijn slechts rechtsgeldig en verbindend, indien ze het voorwerp uitmaken van een uitdrukkelijk namens de Beheerder ondertekend geschrift, met uitsluiting van elke stilzwijgende aanvaarding in hoofde van de Beheerder.
ARTIKEL 21
Overdracht of afstand van deze overeenkomst in haar geheel of van een deel van de daaruit voortspruitende rechten en mogelijkheden, aan een derde evenals het eenzijdig wijzigen van de aard zelf van de voorgenomen manifestatie zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande instemming van de beheerder, zijn uitdrukkelijk verboden en vormen een ernstige inbreuk op de contractuele verplichtingen van de organisator, die aan de beheerder het recht geeft om de overeenkomst eenzijdig ontbonden te beschouwen ten nadele van de Organisator.
Hetzelfde geldt, indien de organisator in staat van faillissement wordt verklaard, gerechtelijk of vrijwillig wordt ontbonden en vereffend, ingeval van universele rechtsopvolging, van kennelijk onvermogen, wanneer de feitelijke of juridische controle over de organisator-rechtspersoon wordt overgedragen, enz.
In geval de beheerder de overdracht of afstand toch aanvaardt of duldt, blijft de oorspronkelijke Organisator hoofdelijk en ondeelbaar verbonden tot naleving van alle uit de overeenkomst voortvloeiende verbintenissen, met inbegrip van alle schadevergoedingen.
ARTIKEL 22
De beheerder heeft het recht de toegang tot de ter beschikking gestelde lokalen en infrastructuur te weigeren aan elke organisator die vervallen en eisbare bedragen verschuldigd blijft aan de beheerder of andere verbintenissen niet heeft nageleefd die bestaan als gevolg van een ander contract met de Beheerder of die het gevolg zijn van een vorige manifestatie in de concertzaal, zelfs indien daarover betwisting bestaat.
ARTIKEL 23
Alle tekortkomingen aan de verbintenissen die voortvloeien uit de Bijzondere en Algemene voorwaarden van de overeenkomst, worden beschouwd als ernstige tekortkomingen, indien zij niet onmiddellijk worden goedgemaakt of indien zulks niet meer mogelijk blijkt, en geven aan de beheerder het recht om – mits daarbij te handelen naar redelijkheid en billijkheid – de overeenkomst eenzijdig en onmiddellijk te ontbinden ten nadele van de organisator, zonder dat daartoe een voorafgaande ingebrekestelling vereist is en zonder voorafgaande tussenkomst van de rechter.
ARTIKEL 24
Alle betwistingen tussen de partijen met betrekking tot deze overeenkomst worden uitsluitend beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.
ARTIKEL 25
Elke wijziging aan het contract moet bij het oorspronkelijke contract gevoegd worden en door beide partijen ondertekend worden. Bij het overschrijden van de afgesproken timing op het event zelf moet eveneens een schriftelijke bevestiging door beide partijen ondertekend worden.
ARTIKEL 26
Muziekcentrum De Bijloke Gent heeft als huiscateraar Coeur d’Artichaut.
De Bijloke Bistro – De Bijloke Foyers – De Bijloke Huiscateraar by Coeur d’Artichaut,
Onderbergen 6, 9000 Gent
Tel 09 225 33 18
info@artichaut.be
www.artichaut.be
contactpersoon :
Dhr. Eric De Waegenaere : eric@artichaut.be
Dhr. Sebastiaan Tips : sebastiaan@artichaut.be
Dhr. Jeroen Beels : jeroenbeels@artichaut.be
Muziekcentrum De Bijloke Gent rekent een commissie van 15% aan op de eindfactuur van de catering. De facturatie verloopt via het Muziekcentrum De Bijloke Gent.
ARTIKEL 27
Het leegmaken van de zaal wordt verrekend aan de hand van de nodige uren personeel op basis van de standaardtarieven van de personeelskost.
Varia
- Concertvleugel (verplicht te gebruiken) prijs inclusief stemmen: 750,00 euro
- Halve vleugel (verplicht te gebruiken) prijs inclusief stemmen: 500,00 euro
- Koffie, thee,water in artiestenaccomodatie: 1,00 euro per persoon
Adres
Muziekcentrum De Bijloke Gent
Bijlokekaai 7
9000 Gent
09 269 92 92
info@debijloke.be
Publieksingang:
J.Kluyskensstraat 2
9000 Gent
Contact
Eva Lefever, Planning en productie
eva.lefever@debijloke.be
09 269 92 83
